Hablar de dinero en cultura siempre incomoda un poco. A muchos artistas y gestores les entusiasma pensar ideas, crear experiencias, imaginar nuevas propuestas… pero cuando llega el momento de ponerle números, aparece el vértigo.
Sin embargo, un presupuesto bien hecho no es un trámite aburrido: es la brújula que marca el camino. Sirve para aterrizar sueños, convencer a quienes financian y, sobre todo, para tener claro si el proyecto es viable.
Presupuesto, contabilidad y tesorería: tres conceptos distintos
Antes de entrar en detalle, conviene aclarar algo básico que suele confundirse:
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Presupuesto: es el plan económico que proyecta lo que vas a gastar e ingresar. Se hace antes de ejecutar el proyecto y es una estimación.
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Contabilidad: es el registro de lo que realmente ocurre. Aquí entran facturas, nóminas, recibos, apuntes contables. Se ajusta a normas legales y es la foto fiel de la actividad.
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Tesorería: es el control del dinero disponible en cada momento. No importa que el proyecto tenga un presupuesto aprobado si luego no hay liquidez en la cuenta para pagar a un técnico o a un proveedor.
Muchos proyectos culturales fracasan no porque estén mal diseñados, sino porque no distinguen estos tres planos. Un presupuesto optimista sin buena tesorería se convierte en un problema inmediato.
Previsión de gastos: no dejar cabos sueltos
Cuando prepares tu presupuesto, piensa en todo lo que implica la ejecución del proyecto. Algunas partidas básicas que conviene detallar son:
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Honorarios y personal: artistas, técnicos, gestores, diseñadores, comunicadores. Siempre incluye también la seguridad social o los costes asociados a la contratación.
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Producción y materiales: desde la escenografía hasta la pintura, los cables de sonido o la edición gráfica.
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Espacios y logística: alquiler de salas, transporte de obras, seguros, permisos.
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Comunicación y difusión: campañas en redes, diseño de cartelería, community manager, web.
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Gastos administrativos: asesoría, tasas, contabilidad, servicios bancarios.
Un truco útil: hacer una lluvia de ideas con todo el equipo para no olvidar nada. Cuantos más ojos revisen, menos sorpresas después.
Previsión de ingresos: no todo es subvención
En paralelo, toca pensar de dónde vendrán los recursos:
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Subvenciones y ayudas públicas: locales, autonómicas, estatales o europeas.
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Patrocinios privados: empresas que apoyan a cambio de visibilidad.
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Venta de entradas, matrículas o productos: depende del tipo de proyecto.
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Crowdfunding y comunidad: aportaciones colectivas que además fortalecen el vínculo con el público.
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Recursos propios: tiempo, espacios o materiales que aporta el propio equipo.
Lo importante es que la suma de ingresos no sea ilusoria. Mejor ser prudente con las expectativas y luego tener un extra, que prometer más de lo que se puede lograr.
Los costes ocultos: los que nadie cuenta, pero siempre aparecen
En la práctica, lo que suele descuadrar un presupuesto cultural son los gastos invisibles:
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Impuestos y retenciones: IVA, IRPF, tasas administrativas.
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Desplazamientos y dietas: comidas, billetes de tren, gasolina.
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Almacenamiento y mantenimiento: guardar escenografías, instrumentos, equipos.
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Imprevistos: siempre reserva al menos un 5% del presupuesto para lo inesperado.
Preverlos desde el inicio no solo evita sustos: también muestra seriedad frente a quienes revisan tu propuesta.
Herramientas prácticas para organizarse
No hace falta ser un experto en contabilidad para armar un presupuesto claro:
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Excel o Google Sheets: tablas con fórmulas sencillas para calcular automáticamente sumas y porcentajes.
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Plantillas oficiales: muchos organismos de subvenciones ofrecen modelos que puedes adaptar.
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Gráficos visuales: un simple gráfico circular que muestre en qué se va el dinero ayuda a que el evaluador entienda la lógica del proyecto.
Recuerda: un presupuesto confuso genera desconfianza. La claridad es tu mejor aliada.
El presupuesto como relato
Un presupuesto no es solo una tabla de números. Es un relato económico de tu proyecto. Cada gasto debe corresponderse con una actividad; cada ingreso debe tener una explicación concreta.
Cuando la memoria del proyecto y el presupuesto hablan el mismo idioma, la propuesta gana fuerza. Al final, se trata de demostrar que tu idea no solo es culturalmente valiosa, sino también viable y sostenible.
Tesorería: el detalle que puede salvar tu proyecto
Imagina que tienes una subvención aprobada, pero los fondos tardan meses en llegar. Mientras tanto, debes pagar a proveedores, artistas y alquileres. Aquí entra en juego la tesorería: la capacidad de gestionar el flujo de caja y mantener liquidez.
Algunos consejos básicos:
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Abrir una cuenta separada para el proyecto, que te permita ver con claridad qué entra y qué sale.
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Planificar los cobros y pagos en un calendario, para anticipar si habrá picos de gasto.
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Buscar líneas de crédito éticas o cooperativas, que puedan cubrir desfases de tesorería sin ahogar con intereses abusivos.
Un proyecto puede estar perfectamente presupuestado y contablemente correcto, pero si no hay tesorería, se paraliza.
En resumen
Calcular bien un presupuesto cultural no es cuestión de números fríos, sino de entender tres planos:
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Presupuesto: lo que planeas.
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Contabilidad: lo que realmente ocurre.
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Tesorería: lo que tienes disponible ahora mismo.
Con esa mirada integral, el presupuesto deja de ser un obstáculo y se convierte en una herramienta estratégica: una forma de cuidar tus proyectos, de ganar credibilidad y de garantizar que tu energía creativa no se pierda en la incertidumbre económica.